Elektrokolo jako dopravní prostředek z pohledu zákona

I když zákon umožňuje používat soukromá jízdní kola pro pracovní cesty, zaměstnancům za ně nelze přiznat cestovní náhrady. Přijetí jízdního kola jako rovnocenného dopravního prostředku navíc vyžaduje specifické služby a zázemí na straně podnikatele (minimálně kryté a dobře zabezpečené parkování) a také je podnikatel povinen vydat vnitřní nařízení, které upravuje provoz kol, včetně pravidelného školení řidičů.

Na straně podnikatelů jsou často obavy z většího rizika pracovního úrazu, které vyplývá z vyšší zranitelnosti cyklistů. I když většinou jde pouze o nebezpečnost zdánlivou (cyklisté volí přirozeně chráněné cesty – cyklostezky, zklidněné komunikace, kde jsou ohroženi podstatně méně než např. motorkáři na silnicích).

Dojížďka na pracoviště a z něj se z hlediska zákona nepovažuje za pracovní cestu, a zodpovědnost je tedy na zaměstnanci.

Jízdní kola v majetku podnikatele nebo obchodní společnosti

Pro firemní účely je možné zakoupit kolo nebo elektrokolo jako dopravní prostředek.Kolo jako dopravní prostředek musí být použito – slovy zákona - „k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů“ příslušné fyzické nebo právnické osoby. Kolo musí být v takovém případě používáno pouze na dopravu, ne např. pro účely reprezentace.

V praxi se postupem času stalo zvykem přijímat jako dopravní prostředky především automobily, v menší míře motocykly. Protože firemních jízdních kol zatím mnoho není, mohou přeci jen vyvolat otázky ze strany finančních úřadů. Jako důkazní materiál by měla být postačující kniha jízd, popř. svědectví klientů, že podnikatel používá jízdní kolo - elektrokolo při výkonu své výdělečné činnosti. Roli přitom bude hrát také specifikum podnikatelská činnost subjektu. Zařazení nákladů do účetnictví se přitom odvíjí od pořizovací ceny. Pokud je pořizovací cena nižší než 40.000 Kč, lze zanést nákup do výdajů přímo. Jízdní kolo v ceně vyšší než 40.000 Kč je možné zařadit do obchodního majetku a odepisovat v 2. odpisové skupině.

Podle posledních zkušeností finanční úřady přijímají jízdní kola jako dopravní prostředky bez problémů,zejména pokud jde o elektrokola. Problém může nastat např. u prokazování účelu v případě MTB kol. V takovém případě opět hraje roli především povaha podnikatelské činnosti.

Stejně jako u automobilů může být problematické soukromé používání firemního jízdního kola pro cesty z/do práce. V takových případech může FÚ odmítnout uznat náklady na jeho pořízení a provoz jako daňově uznatelné, nebo je uznat pouze z části. Pokud firma vlastní jízdní kola, lze doporučit je provozovat pouze pro účely spojené s činností firmy (např. na cesty ke klientům, inspekční cesty apod.).

Provoz jízdních kol pro pracovní cesty

Provoz jízdních kol v rámci pracovní doby podléhá, pokud jde o bezpečnost práce, stejným pravidlům jako provoz motorových vozidel. Zaměstnavatel by měl pro tento účel vydat vnitřní předpis, obdobný jako pro provoz automobilů. Podle Inspektorátu bezpečnosti práce je minimální povinností zaměstnavatele uspořádat školení řidičů, které bude obsahovat:

• školení dopravních předpisů (se speciálním zaměřením na cyklisty, podle zákona 361/2000 Sb.),
• poučení o povinné výbavě jízdního kola (podle vyhlášky 341/2002 Sb.)
• seznámení s obsluhou jízdního kola (opravy, nářadí, kontakty pro případ defektu apod.).

Kromě toho může zaměstnavatel upravit také další podmínky, např. povinné nošení helmy, způsob ukládání jízdních kol, používání služebních/soukromých jízdních kol, hmotná odpovědnost za firemní kola, vedení knihy jízd apod. Zaměstnavatel může také nařídit zaměstnanci volbu dopravního prostředku při služebních a pracovních cestách.

Cestovní náhrady za pracovní cesty

Z hlediska cestovních náhrad zákon umožňuje proplácet zaměstnancům firmy pouze jízdy uskutečněné motorovým vozidlem. Na nemotorové prostředky se tento předpis nevztahuje, resp. pro tento případ neexistují v zákoně definovaná pravidla (od roku 2007 problematiku cestovních náhrad upravuje Zákoník práce). Sazebník pro výše náhrady počítá pouze s motorovými dopravními prostředky. Za motorová vozidla mohou být považována pouze elektrokola. Na ně se pak vztahuje paušální náhrada ve výši 1 Kč/km (stav k 11/2011).

Zaměstnavatel může vydat interní předpis, který přizná zaměstnanci náhrady za jízdu na kole. Taková náhrada nebude u zaměstnavatele určitě daňově uznatelná, naopak u zaměstnance bude předmětem daně – tj. přesně opačně než náhrad podle předchozího odstavce, které jsou u zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem a u zaměstnance dani nepodléhají. Takové řešení je finančně nevýhodně pro zaměstnavatele i pro zaměstnance.

Při použití soukromého jízdního kola může zaměstnavatel využít také §190 Zákoníku práce. V tomto případě jsou příjmy na straně zaměstnance osvobozené od daně, u zaměstnavatele budou daňově uznatelným nákladem:
 

„§ 190 (1) Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.“

Zároveň ovšem musíme dodat, že všechny dotázané finanční úřady se k možnosti vyplacení cestovních náhrad za pracovní (služební) cesty na jízdním kole vyjádřily negativně.

Odpovědnost za pracovní úrazy

Na cestách do práce a z práce (tedy cesty mezi domovem a pracovištěm, v čase mimo obvyklou pracovní dobu, která je sjednaná v pracovní smlouvě) nenese zaměstnavatel žádnou zodpovědnost za své zaměstnance.

Na pracovních (služebních) cestách se případné zranění hodnotí jako pracovní úraz. Nejčastěji se v tomto případě jedná o dopravní nehody, u kterých se postupuje stejně jako při nehodách v motorovém vozidle. O výši náhrady se rozhoduje v závislosti na policejním šetření, pouze na účelových komunikacích musí zaměstnavatel nehodu prošetřit na své vlastní náklady.

Při tomto šetření se hodnotí dodržování zákona, míra zavinění nehody a také to, zda zaměstnanec postupoval v souladu s vnitřními předpisy.